Overview Applikasi CRM
Kemas Muhammad Fadhlan Fajrul Falah
Tanggal Pembaruan Terakhir 2 bulan yang lalu
PORTO CRM adalah aplikasi yang dibuat oleh PT. Potro Indonesia Sejahtera untuk membantu pengguna dalam mengelola jadwal, interaksi dengan pelanggan, dan memantau performa aktivitas dengan lebih efisien.
Fitur dalam aplikasi ini meliputi:
1. Home Page
- Daily Activity Dashboard adalah tampilan ringkas yang menyajikan aktivitas harian, tugas, dan metrik kinerja secara real-time, sehingga tim dapat memantau dan mengelola operasi sehari-hari dengan lebih efektif.
Pada Daily Activity Dashboard terdapat beberapa jenis result activity, yaitu:
Remaining | Activity yang tersisa pada hari itu
Completed | Activity yang sudah selesai
No Response | Activity yang sudah selesai namun tidak mendapat respon dari customer
Remaining | Activity yang tersisa pada hari itu
Completed | Activity yang sudah selesai
No Response | Activity yang sudah selesai namun tidak mendapat respon dari customer
Rescheduled | Activity yang dijadwalkan ulang karena customer meminta agar dijadwalkan ulang
- Quick Access Icon adalah pintasan untuk mengakses fitur-fitur utama seperti pembuatan activity dan manajemen leads secara cepat dan mudah.
Untuk mengakses Leads maka ketik icon Leads, dan jika ingin menambahkan activity secara manual klik icon +Task
2. Customer
- Menu Customer adalah Kumpulan list customer account yang telah menjadi New Open Outlet.
- Leads adalah fitur untuk mengelola calon pelanggan, mulai dari pengumpulan data, staging activity, hingga konversi menjadi pelanggan potensial.
Leads terbagi menjadi dua jenis, yaitu:
- New Lead
New Lead adalah calon pelanggan yang sebelumnya belum pernah dihubungi oleh perusahaan dan kini dinilai memiliki potensi untuk melakukan transaksi. - Existing Lead
Exsiting Lead adalah perusahaan/ organisasi/ atau individu yang telah dikonversi dari lead dan dianggap sebagai pelanggan potensial atau pelanggan aktif sehingga perlu selalu dimaintain hubungannya.
Sedangkan untuk staging leads didalamnya terdapat tiga tahapan, yaitu:
- Introduction
Tahap awal dalam proses penjualan di mana tim sales atau bisnis memperkenalkan produk atau layanan kepada prospek (lead). Pada tahap ini, interaksi pertama dengan pelanggan terjadi, baik melalui email, telepon, Whatsapp, atau pertemuan langsung. - Negotiation
Tahap di mana pelanggan dan tim sales mendiskusikan detail penawaran, termasuk harga, fitur, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya. Tujuan utama dari tahap ini adalah mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak sebelum lead dikonversi menjadi pelanggan. - Deals
Tahap ini merupakan tahap akhir lead untuk convert menjadi NOO, dan sebagai stage terakhir juga untuk opportunities sehingga dinyatakan sebagai "WON" / menang.
3. Schedule
- Schedule adalah fitur jadwal terstruktur yang menampilkan semua aktivitas interaksi dengan pelanggan, seperti pertemuan, panggilan, dan tindak lanjut. Fitur ini juga memungkinkan pengguna untuk melihat jadwal yang akan datang, sehingga setiap kegiatan dapat dipersiapkan dengan baik untuk mendukung proses penjualan dan pelayanan pelanggan secara efisien
- Filter
Filter dapat digunakan untuk mencari activity tertentu dapat menggunakan filter dan memasukan parameter yang diinginkan. Untuk mengakses filter maka klik icon filter disebelah kanan atas dibawah tanggal.
- +Task untuk menambahkan activity baru/rencana activity baru klik icon tambah activity di pojok kanan bawah layar.
4. Report
- Leads CRM Report adalah laporan yang merangkum data calon pelanggan, seperti jumlah, sumber, dan status konversi, guna membantu tim memahami dan mengoptimalkan strategi akuisisi. Berikut adalah jenis jenis penilaian pada leads CRM Report:
Leads Report yang muncul adalah:
- Actual Activity Rate Score
Rumus dari Actual Activity Rate Score adalah :
Total Aktual Activity / Total Activity x 100%
Example:
Salesperson A memiliki total aktivitas yang terjadwal sebanyak 10 dan salesperson melaksanakan 8 dari 10 aktivitas yang sudah terjadwal maka:
(8:10) x 100% = 80
Maka score dari Actual Activity Rate Score-nya adalah 80 - Account Coverage Score
Rumus dari Account Coverage Score adalah :
Customer yang dihubungi / Total Customer x 100%
Example:
Salesperson B memiliki total 100 customer dari semua customer salesperson hanya memiliki aktivitas terhadap 80 customer maka:
(80:100) x 100% = 80
Account CRM Report adalah laporan yang menampilkan kinerja akun pelanggan, termasuk interaksi, nilai transaksi, dan tingkat retensi, untuk mendukung pengelolaan hubungan pelanggan secara berkelanjutan:
AccountReport yang muncul adalah:
- Actual Activity Rate Score
Rumus dari Actual Activity Rate Score adalah :
Total Aktual Activity / Total Activity x 100%
Example:
Salesperson A memiliki total aktivitas yang terjadwal sebanyak 10 dan salesperson melaksanakan 8 dari 10 aktivitas yang sudah terjadwal maka:
(8:10) x 100% = 80
Maka score dari Actual Activity Rate Score-nya adalah 80 - Account Coverage Score
Rumus dari Account Coverage Score adalah :
Customer yang dihubungi / Total Customer x 100%
Example:
Salesperson B memiliki total 100 customer dari semua customer salesperson hanya memiliki aktivitas terhadap 80 customer maka:
(80:100) x 100% = 80 - Conversion Rate
Rumus dari Conversion Rate adalah :
(Customer yang order / Total Customer) x 100%
Example:
Salesperson C memiliki total 100 customer dari semua customer salesperson 80 diantaranya memesan barang dari salesperson maka:
(80:100) x 100% = 80
Maka Conversion Rate-nya adalah 80
5. Profile
Information menampilkan informasi terkait:
- About Company
- Contact Us
- Terms and condition
- User Guide
- App version
Configuration adalah bagian untuk melakukan setting untuk
- Biometric Login | Dapat login kembali dengan fingerprint atau facerecognition tanpa memasukan username dan password
- Change Language | digunakan untuk mengganti bahasa yang digunakan pada aplikasi
- Change Password | Digunakan untuk mengganti password akun.
Note: Jika mengganti password maka akan berdampak pada login secara keseluruhan